La organización de los conciertos escolares requiere unos medios técnicos y humanos de cierta envergadura, al tiempo que se precisa llevar a cabo unos trabajos con antelación suficiente para que el día del concierto todo esté a punto.

El equipo de organización y gestión está constituido por dos personas que realizan, a la vez, otros programas artísticos de la Dirección general de cultura. Contamos con un equipo de apoyo (narradores) y con profesores de primaria y secundaria, autores de las guías didácticas.

El primer paso consiste en enviar una carta en el mes de mayo de cada año con la oferta para el próximo curso dirigida a los directores de los centros. En esa carta se informa de los objetivos del programa, condiciones de participación (autobús a su cargo, asistencia de profesores que garanticen el comportamiento de los alumnos y trabajo previos en clase de música antes del concierto), formas de solicitud de inclusión en el mismo, días, horas, idioma y contenido de los conciertos, público al que van dirigidos (niños o adolescentes) y plazos de solicitud.

Una vez recibida la carta, los centros deben comunicar al Departamento su inclusión en el programa, indicar el número de alumnos con los que desean asistir y si tienen alguna predilección por días u horas. Esta respuesta debe obrar en poder del Departamento antes de finalizar el mes de junio.

Durante el verano y a la vista de las solicitudes, el Departamento hace una primera distribución de número de alumnos, día y hora para cada solicitud. Hasta el momento no se ha excluido a ningún centro, si bien ha habido que limitar el número de alumnos debido a la capacidad del salón de actos.

En el mes de octubre se comunica a los centros esta primera distribución y éstos plantean sus cambios, en algunos casos, en cuanto a número de alumnos aceptados o días de concierto.

También se realiza una reunión con los profesores de música de cada institución educativa asistente donde se informa de los contenidos musicales de los conciertos y de aspectos organizativos. A partir del curso 1999-2000 esta reunión se plantea como obligatoria por parte del asesor del programa, a fin de acotar lo máximo posible el aprovechamiento del concierto y los comportamientos, así como los compromisos adquiridos por los asistentes.

Una vez atendidas las llamadas y realizados los cambios, dentro de nuestras posibilidades, se distribuyen en la sala las butacas que pueden ocupar cada asistente, intentando siempre dejar un hueco para los profesores que acompañan a los alumnos. Igualmente, se recuerda una serie de instrucciones básicas sobre los comportamientos en un concierto.

Previo a la realización del concierto, el Departamento cuida de que la sala esté en condiciones: micrófonos, luces, practicables para la orquesta... y cuantas necesidades de infraestructura sean precisas.

El día del concierto, y con la ayuda de la Policía Municipal (de Pamplona y Barañáin) que colabora en el organización del tráfico, llegan los alumnos y personal del Departamento los va acomodando en la sala, junto a sus profesores quienes se responsabilizan del comportamiento de los alumnos en el concierto.

Finalizado el concierto, tras una hora de interpretación, se vacía la sala y con la ayuda, nuevamente de la Policía Foral, los autobuses regresan.

En la página web de Conciertos Escolares puede rellenar una completa encuesta telemáticamente (unos 15 minutos para completar), donde los profesores de cada centro pueden dar sus opiniones, y que nos sirven para conocer mejor las necesidades y posibilidades de mejora del programa Música en Acción.